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Lavorare su più cose contemporaneamente è uno spreco, peggiora la qualità e aumenta lo stress: ma perché non smettiamo di farlo?

By 7 Luglio 2020 Luglio 20th, 2020 No Comments

di Fabio Delaiti

Siamo vittime del multitasking (che poi… esiste davvero?), dei colleghi che ci interrompono in qualsiasi momento, arrivano telefonate, e-mail, chat. Non riusciamo a dare priorità ai lavori, rimangono in attesa di finire e finiscono chissà dove. 

 

Se ti capita di sentirti sommerso di cose da fare e di non vedere la fine dei tuoi lavori, Kanban ti può venire in aiuto.

 

Kanban è un metodo per gestire il flusso di un sistema.

Un sistema è inteso come una serie di servizi interdipendenti, quindi declinabile ad una organizzazione,  un dipartimento, un team, ma può essere anche una sola persona a seconda di quanto “zoomiamo” nell’osservazione.

L’operatività è data dalle attività che si generano per produrre ciò che è di valore per chi fa delle richieste, che possono essere direttamente quelle di un cliente, di un manager o di un collega, ma anche frutto di una strategia aziendale.  

 

Kanban permette di osservare il flusso, di misurarlo e di mettere in evidenza i “pain point”, punti critici per le nostre attività:

 

  • Dove  SI ACCUMULANO  (i famosi colli di bottiglia)
  • Dove SI INTERROMPONO o si BLOCCANO
  • Quanto tempo rimangono IN ATTESA, IN APPROVAZIONE
  • Se sono in RITARDO
  • Per quanto tempo o quante volte hanno subito RILAVORAZIONI

 

Fluire velocemente… senza fretta

Kanban si focalizza sul flusso delle attività per fare in modo che queste fluiscano velocemente  in modo continuo.

Attenzione che fare fluire velocemente non significa fare le cose in “fretta”.
Fare le cose in fretta si traduce in accelerare la parte operativa portando ad abbassare la qualità di ciò che viene prodotto.

Per fare fluire velocemente bisogna innanzitutto ridurre i tempi di attesa che sono quelli che incidono maggiormente sul tempo che le attività impiegano per essere “realmente” completate. 

Anche mantenere un ritmo costante è fondamentale per garantire la sostenibilità del nostro sistema. Grazie a questo principio le decisioni non saranno mai sbilanciate verso fare le cose in fretta, per ottenere un risultato che solo nel breve periodo porta vantaggi.

Col tempo, le attività non svolte a regola d’arte , generano instabilità e il sistema diventa disordinato e si viene sommersi da attività che serviranno per  correggere gli errori fatti in passato.        

 

Disciplinare ciò che è ovvio. 

 

Una mia definizione personale di Kanban, è  “Un metodo per disciplinare ciò che è ovvio.”

Quando faccio training sui fondamenti Lean e Kanban molti degli argomenti che si trattano sembrano semplici, intuitivi, scontati. 

Ad esempio, quando si espongono problemi come il task switching, micro management, push, leggo chiaramente negli atteggiamenti e negli sguardi delle persone : “beh ovvio!”. 

Ma allora perché non smettiamo di farlo?” 

“Perché siamo abituati così”,  “perché non abbiamo tempo”, “perché non siamo autorizzati a fare diversamente”.

Kanban fornisce gli strumenti per coinvolgere e convergere tutti verso regole semplici e chiare che autorizzano e impegnano le persone nel fare ciò che è giusto, nel modo giusto, continuando a migliorare secondo un approccio scientifico.

Quando il focus si sposta sul flusso, la cultura del colpevolizzare, del controllare e del “gestire” le persone perde di significato. Le persone si organizzeranno intorno al flusso che le coinvolge supportati da dati oggettivi che il sistema ti permette di verificare costantemente. 

Le regole emergenti disciplineranno il comportamento delle persone, quello all’interno di un team, tra team, di una intera organizzazione.

 

La Board

Nell’immaginario collettivi Kanban è spesso associato ad una lavagna piena di post-it colorati. Quando quella lavagna non è  un mero esercizio di bricolage ma rappresenta fedelmente e costantemente il nostro flusso, essa diventa il punto di riferimento di molte decisioni.  

La board ci mostrerà oltre ai problemi elencati prima tutte le attività che abbiamo iniziato e non abbiamo ancora finito: Il WIP (work in progress).

Avere sotto controllo il carico di lavoro riduce lo stress ma soprattutto ci motiva a ridurlo anche perché è facilmente dimostrabile e sperimentabile che avere poche attività in corso  riduce la loro durata.

 

Conclusione: un approccio sperimentale

Kanban ci aiuta a creare le condizioni per poter aumentare l’efficienza del flusso concentrandoci sul ridurre i tempi di attesa, i passaggi di consegna e le fasi di approvazione, ma allo stesso tempo migliorare la qualità di ciò che consegnamo.

Con l’introduzione di pratiche molto semplici in aree circoscritte come può essere un team, si possono verificare fin da subito gli effetti del metodo e solo dopo averne valutato i benefici decidere se estenderne l’applicazione.    

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